常用的档案管理制度 50句菁华

1、2.2 文件材料的分类

2、5 档案销毁

3、6.1 销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。

4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

6、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

7、产生目的

8、适用范围

9、1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。

10、2.4.2 各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。

11、2.4.3 不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。

12、7 档案保密

13、7.3 档案资料不准带到公共场所。

14、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。

15、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

16、按规定向档案馆移交应进馆的档案。

17、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。

18、坚持*时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

19、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

20、积极参加业务学习，不断提高档案工作水*。

21、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。

22、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

23、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

24、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

25、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

26、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

27、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

28、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

29、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。

30、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

31、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

32、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。

33、按期统计。*时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。

34、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。

35、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。

36、公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

37、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

38、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

39、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

40、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划;

41、公司有效证照、证件、印章;

42、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

43、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

44、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

45、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

46、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记;各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

47、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。

48、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

49、本制度由集团行政人事部负责解释。

50、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

常用的档案管理制度 50句菁华扩展阅读

常用的档案管理制度 50句菁华（扩展1）

——国企档案管理制度 50句菁华

1、工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

2、声像档案在每次活动结束后整理归档。

3、相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。

4、本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

5、凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

6、定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

7、档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。

8、库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。

9、库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

10、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

11、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

12、新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；

13、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

14、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。

15、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;

16、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

17、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 行政人事部经理核定密级。

18、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。

19、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

20、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

21、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

22、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

23、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

24、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

25、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

26、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

27、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。

28、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。

29、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

30、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

31、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。

32、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。

33、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷，分类规范存放；

34、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料；

35、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料；

36、凡是以公司名义对外的文字或图片资料,需要盖章的，经办部门均在公司办盖章时留一份公司办存档,由公司办印章管理人员在盖章时收集。以部门名义对外发生的资料,如属于立档资料,由部门印章管理人员盖章时收集后及时交档案室；

37、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档；

38、除公司订阅的报刊、杂志、图书资料和各部门日常工作中形成的报表、台账、记录等按年形成的资料外，其他应归档资料均须在取得或完整资料形成时即原件交档案室存档。

39、—广告宣传资料，公司开展各项广告宣传推广活动形成的文字资料。按活动和时间先后顺序立卷。

40、档案资料分类后，方便集中装订的要建立卷宗，不宜集中装订的按类集中单体存放。为方便查找和实行数字化管理，统一按分类规则编号，编号规范如下：

41、档案资料按重要性可分为重要档案和普通档案；

42、借阅档案资料应填写《档案借阅申请单》，经相关领导签字批准后方能借阅。批准权限如下：普通档案由借阅部门负责人签字认可，档案室主管部门负责人批准；

43、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

44、负责档案库房各项制度的落实。

45、各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

46、档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

47、库房要持续清洁卫生，温度要经常持续在14—24℃，相对湿度要持续在45—60%，防止危害档案的现象发生。

48、档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

49、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

50、查阅档案时，不得翻阅与查阅资料无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

常用的档案管理制度 50句菁华（扩展2）

——档案管理制度 50句菁华

1、6.5对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。

2、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

3、公开课、优质课竞赛获奖情况，学习听课情况。

4、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

5、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。

6、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

7、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。

8、按期统计。*时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。

9、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。

10、2.3.1 各单位形成的文件，自行立卷;

11、归档进室的案卷技术加工符合要求，即案卷封面填写内容齐全准确，格式规范，统一打印；案卷装订整齐美观，案卷排列及编号符合规定。

12、公司各部门因公需要查阅会计档案时，必须经财务部负责人同意，由档案管理人员接待查阅。

13、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

14、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水*，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

15、公司指定专人负责文件材料的管理。

16、外单位人员查阅本校档案必须持组织介绍信。

17、教师业务档案一般不外借，在特殊情况下，经业务校长批准方可借用，但必须严格履行登记手续，并按时归还。

18、对教师业务档案的认真收集、整理是加强教学，科研管理的重要举措之一。

19、档案人员要熟悉家底，了解需求，掌握规律，做到主动、及时、准确提供利用。

20、部门的各种资料聘及时归类装订存档。

21、一式二份，正本放教育委员会，副本存学校。

22、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

23、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

24、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

25、本制度自2007年9月1日生效。

26、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

27、3.4做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;

28、3有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

29、设备故障率 它是指因设备发生故障而停机的时间占设备运转时间的百分比，计算公式为：

30、2开动电机检查机器是否正常运转，有无大的噪声。

31、11使用的单刷地毯机的水箱内不要保留清洗液，最好一次用完，使用后的水箱要用清水刷洗干净。

32、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象;

33、1.1由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；

34、2单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管公司或财产所有者代管或移交有关档案代管。法律、行政法规规定的，从其规定。

35、1.2.5会议纪要：包括经由相关领导审阅并签字认定的财务例会会议纪要、税收筹划小组会议纪要以及其他各类专题会议纪要。

36、2.3.3会计档案原件原则上不得外借，若有特殊情况需要外借，则外借最长期限不得超过三天。

37、3.2本制度由财务部制定并负责解释;

38、1.1各级防火组织及其成员名单。

39、2.3自动报警系统的检测资料。

40、3 档案的使用

41、4 档案的保存

42、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身

43、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

44、2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。

45、9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。

46、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。

47、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。

48、档案人员应根据本单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率。

49、2各部门、各矿负责协助销售部完成各项顾客相关的工作。

50、每年将有保存价值的文件材料，按照“年度——机构——问题”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。

常用的档案管理制度 50句菁华（扩展3）

——采购档案管理制度 50句菁华

1、1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。

2、1归档内容分类

3、2档案保存期限

4、2.2公司外部往来文件需保存5年。

5、2归档要求

6、3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。

7、4、档案销毁

8、投标文件递交记录;

9、项目合同的签订、补充、修改、中止或终止执行材料，项目合同的履约验收材料;

10、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。

11、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。

12、2湖南省*采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

13、2.4投标文件正本

14、1.2.1 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。

15、1.2.2 正文和附件要同时收集。

16、1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。

17、1.2.5 有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。

18、2.2 文件材料的分类

19、2.3.3 上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷;非专业性文件，由办公室立卷。

20、2.4.2 各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。

21、2.4.3 不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。

22、4.3 借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。

23、6.5 对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。

24、7.3 档案资料不准带到公共场所。

25、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;

26、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划;

27、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料;

28、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

29、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

30、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。

31、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

32、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

33、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

34、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任(集团行政部经理)批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评;如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

35、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。

36、本制度由集团行政人事部负责解释。

37、同级单位和非隶属单位制发需要执行，业务或工作联系密切以及检查本单位工作制发或形成的主要文件。

38、各类培训方案。

39、上级指导性公文。

40、3档案室主要职责：

41、5批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

42、9劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

43、3立卷归档的要求

44、3.6立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

45、3.7立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

46、3.9立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

47、6档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

48、1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

49、8企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

50、3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

常用的档案管理制度 50句菁华（扩展4）

——档案资料归档管理制度 50句菁华

1、产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

2、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

3、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

4、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法坚持不具权限的文件。

5、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可经过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

6、如有特殊情景需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

7、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

8、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

9、传阅文件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。

10、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。

11、秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。

12、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

13、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

14、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

15、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

16、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

17、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

18、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

19、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

20、1总经理负责公司所有对外发文审批。

21、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

22、4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

23、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

24、4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:

25、2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

26、3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

27、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

28、文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。

29、需上报的文件必须经过负责人及法人的审核、签字批准后方可上报，文件上必须详细写明文件标题、主送单位、经办人等。

30、存档人员应及时分类整理、存档，并统计编号、编制目录等，以方便查阅。

31、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

32、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

33、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

34、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

35、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

36、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

37、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

38、资料管理员对所有资料进行分类编号，定期对资料进行盘点并做好记录，发现问题及时向领导汇报。

39、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。

40、文件打印完毕后加盖学校公章。对于学校内部发文，可以采用内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保存。

41、文件资料的收集

42、档案借阅

43、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

44、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

45、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

46、归档资料要进行登记，编制归档目录。

47、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

48、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

49、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

50、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

常用的档案管理制度 50句菁华（扩展5）

——专门档案管理制度 40句菁华

1、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

2、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

3、各级领导同志、国际友人、*、*委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

4、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

5、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);

7、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划;

8、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);

9、具有法律效力及保存价值的文件;

10、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

11、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任(集团行政人事部经理)及副总以上级领导批准。

12、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。

13、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

14、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

15、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

16、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。

17、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

18、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

19、公司档案资料的归档每年一次，属于*时立卷归档的不在此规定范围内。

20、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

21、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

22、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

23、归档资料要进行登记，编制归档目录。

24、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

25、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

26、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

27、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

28、每学期期末是整理和完善档案的终结时间，各部门、各处、要认真收集开展工作的相关文字资料、图片、表册等整理，移交办公室存档。

29、档案管理人员必须熟悉档案的建设情况，对外调档案做到：“取一件、记一件、还一件、装一件”，并负责追回外调时间较长的档案，保证档案不流失。

30、同级单位和非隶属单位制发需要执行，业务或工作联系密切以及检查本单位工作制发或形成的主要文件。

31、归档进室的文件材料应系统、条理、规范，即符合文件的自然形成规律，保管期限区分准确、分类科学、组卷合理，卷内文件排列有序、条理清楚。

32、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。

33、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

34、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。

35、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。

36、档案室内严禁吸烟，以防火灾。

37、档案管理人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。

38、查阅档案须填写《档案借阅登记表》，未履行登记手续，档案管理员可拒绝查阅。

39、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。

40、建立“财务档案调阅、借阅登记薄”，财务部门内部需要查阅档案的，需由档案管理人员陪同查阅;需要复印财务资料的，必须由财务负责人批准，由档案管理人员负责复印;财务部门以外的人员原则上不能直接查阅财务档案资料，如有特殊需要，确需查阅、复印财务资料的，必须经财务负责人批准，并且在“财务档案调阅、借阅登记薄”上登记

常用的档案管理制度 50句菁华（扩展6）

——护理档案管理制度 40句菁华

1、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。

2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。

3、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意*时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。

4、坚持*时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

5、积极参加业务学习，不断提高档案工作水*。

6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

7、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

8、已故人员资料。

9、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

10、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

11、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

12、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

13、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

14、重要的名册、登记表。

15、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

16、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。

17、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。

18、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

19、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（局会议记录等）须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。

20、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。

21、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。

22、按期统计。*时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。

23、库房要保持温度在摄氏１４－２４°Ｃ，相对湿度在４５－６０％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。

24、1 文件资料的收集

25、1.1 收集范围

26、1.2.5 有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。

27、1.2.7 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。

28、1.2.8 经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。

29、2 立卷归档

30、2.3.1 各单位形成的文件，自行立卷;

31、2.3.3 上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷;非专业性文件，由办公室立卷。

32、2.4 归档

33、3.2 胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。

34、3.3 底图入库要认真检查，*放或卷放。

35、4.4 归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。

36、4.5 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

37、4.6 底图一般不予外借。

38、6 档案统计

39、6.2 要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。

40、7 档案保密

制度